المرحلة الأولى والمرحلة الثانية من تدقيق الأيزو

لكل مرحلة سؤال مختلف

يتضمن المنح الأولي لشهادات نظم الإدارة عادةً مرحلتين. تنظر المرحلة الأولى في النظام وجاهزية المنشأة للتقييم اللاحق. وتفحص المرحلة الثانية التطبيق والفاعلية مقابل المتطلبات المنطبقة.

تنتمي المرحلتان إلى عملية تقييم. ولا يثبت حضور اجتماع أو تقديم دليل إجراءات مطابقة النظام، كما لا يضمن تحديد موعد أن المنشأة جاهزة للانتقال إلى المرحلة التالية.

ما الذي تنظمه للمرحلة الأولى؟

اتفق على النطاق والمواقع والأنشطة وإصدار المواصفة قبل التقييم. وأتح المعلومات الموثقة ذات الصلة واشرح كيفية تشغيل النظام. تساعد سجلات التدقيق الداخلي ومراجعة الإدارة على إظهار كيفية تقييم المنشأة لنظامها.

• حدّد الأشخاص القادرين على شرح العمليات ومسؤولياتهم.
• وفّر سجلات تتوافق مع النطاق الفعلي والمواقع والأنشطة المسندة إلى جهات خارجية.
• سجّل المسائل التي يثيرها المدقق واتفق على ما يجب معالجته قبل المرحلة الثانية.

كيف تختلف المرحلة الثانية؟

تتبع المرحلة الثانية الأدلة داخل العمل نفسه. يجمع المدقق بين المقابلات والملاحظات والسجلات، وقد يتتبع متطلب عميل عبر التخطيط والتشغيل والمراقبة والإجراء التصحيحي بدلاً من قراءة كل إجراء منفرداً.

نظّم الوصول إلى الأشخاص والمواقع المعنية، وأبق السجلات التشغيلية في أنظمتها المعتادة. فقد يعيق إنشاء مجموعة عرض خاصة بالزيارة إظهار طريقة عمل النظام في الواقع.

من نتائج التدقيق إلى القرار

راجع كل نتيجة بالرجوع إلى المتطلب والدليل المذكورين فيها. واتفق مع جهة المنح على أسلوب الاستجابة والمواعيد وأي تحقق لاحق. يختلف تقرير فريق التدقيق أو توصيته عن قرار منح الشهادة.

تعتمد الفترة بين المرحلتين على الجاهزية والتغييرات المهمة والترتيبات المنطبقة. تأكد منها مع جهة المنح، ولا تفترض أن مدة ثابتة واحدة تنطبق على جميع نظم الإدارة.